Apenas um terço dos três milhões de empresas registradas no Estado de São Paulo regularizou sua situação na Junta Comercial, se adaptando às exigências do novo Código Civil. O prazo termina no início de janeiro de 2005. "A empresa que não se recadastrar terá sua personalidade jurídica descaracterizada", diz o contabilista Glauco Martins Bou Assi, diretor do Martins e Bou Assi Contabilistas Associados. A corrida para a regularização do restante das empresas no próximo semestre causará acúmulo de volume nas Juntas, tornando ainda mais lento o processo de abertura de empresas.

 "Quem quiser abrir um negócio terá que ter paciência. O recadastramento dos outros dois milhões de empresas fará com que os 15 procedimentos para se abrir uma empresa, que em épocas normais demoram até 152 dias para serem concluídos (com custo aproximado de R$ 650), levem ainda mais tempo", afirma o contabilista. A burocracia e a demora valem também para o empresário que quer encerrar um negócio.

Para apressar o processo, Glauco diz o que fazer, passo a passo, tanto para abrir quanto para encerrar um empreendimento.

Para abrir uma empresa:

1) Fazer uma consulta do CPF do empresário junto à Receita, para verificar se consta algum tipo de pendência com o governo federal (empresas não canceladas, IRPF e outros impostos atrasados). Se houver algum problema, o empreendedor deve primeiro regularizar a situação para depois abrir a empresa. Caso contrário, a Receita não emite o cartão do CNPJ da nova firma.

2) Realizar uma pesquisa de nomes na Junta Comercial de seu Estado, pois nossa legislação não permite que duas empresas tenham nomes iguais. Essa pesquisa, para ser bem fundamentada, deve ser extensiva ao INPI, setor de proteção e registro de marcas e patentes.

3) Verificar se os documentos da sede da nova empresa estão em ordem. "É comum as pessoas alugarem pontos comerciais e depois não conseguirem concluir o processo de abertura da empresa, pois o imóvel apresenta-se irregular junto aos órgãos da prefeitura municipal", alerta Glauco.

4) Contratar um contador especializado em legalização de empresas.

5) O último passo é a formalização do empreendimento, com os seguintes procedimentos:

a) Registrar o contrato social na Junta Comercial de seu Estado.
b) Obter o CNPJ junto à Secretaria da Fazenda da Receita Federal.
c) Conseguir a inscrição junto à Secretaria da Fazenda de seu respectivo Estado (quando a empresa for mercantil, ou seja, compra e venda de mercadorias).
d) Obter a inscrição no cadastro de contribuinte municipal junto à Prefeitura do município sede da empresa.
e) Se a empresa for do gênero alimentício, providenciar sua inscrição no setor de vigilância sanitária.
f) Se a empresa tiver um ramo de atividade de indústria ou a ela equiparada, verificar se há necessidade de inscrição junto à Cetesb.
g) Empresas de profissão regulamentada, tais como sociedades de médicos, dentistas, contadores, advogados, psicólogos, administradores profissionais, terão de obter o visto prévio de seus respectivos órgãos de classe, isto é, os conselhos regionais.

Para fechar uma empresa:

1) Se for uma sociedade, confeccionar o distrato social, que deverá ser arquivado na Junta Comercial, juntamente com o Certificado Negativo de Débitos - FGTS, tributos federais, INSS e da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional.

2) Para obter a baixa do CNPJ, a empresa deve se dirigir à Receita Federal de sua jurisdição com o distrato social deferido pela Junta.

3) Para o encerramento das atividades no âmbito municipal, a empresa deve se dirigir à Prefeitura, no setor de Tributos Mobiliários, onde cada cidade tem sua particularidade para deferir o pedido de baixa do Cadastro de Contribuinte Municipal. Em São Paulo, o contribuinte deve se dirigir à rua Brigadeiro Tobias, 691, munido de todos os documentos de inscrição municipal (Cadastro de Contribuição Municipal - CCM, guias de ISS, guias de alvarás de licença, livro modelo 51, onde são registradas as notas fiscais, e o livro modelo 57, de registros de recebimento de impressos fiscais e termos de ocorrência).

4) Se a empresa for mercantil (compra e venda de mercadorias), ela deverá promover o cancelamento da inscrição estadual junto à Secretaria da Fazenda de seu Estado, apresentando as guias de recolhimento do ICMS, os livros de entrada, saída, inventário e as notas fiscais não utilizadas (que são inutilizadas perante o agente fiscal de rendas). Também deve obter a baixa de sua inscrição junto ao INSS de sua jurisdição, devendo apresentar as guias de recolhimento de GPS e apresentar o livro diário, se for o caso, ou o livro caixa.

O contabilista alerta ainda que, eventualmente, os órgãos encarregados de promover a abertura e/ou o encerramento das atividades das empresas poderão requerer documentos adicionais.