Um dado atemorizante chamou a atenção no levantamento FIA/USP sobre perdas no varejo brasileiro, apresentado no final do ano passado: 31% das empresas do setor não têm uma área estruturada de prevenção de perdas. Ou seja, em plena "era da informação", um terço dos varejistas não têm informações precisas sobre as causas do desperdício em seus negócios.

Para termos a dimensão exata dos impactos gerados pelos desperdícios para o negócio, façamos um exercício de imaginação. Suponhamos que um gestor hipotético resolva fazer os inventários da loja apenas com a equipe interna e sem conhecimento do procedimento adequado.

Ao longo do inventário (que exigiu um dia de loja fechada e durou aproximadamente 48 horas), as embalagens individuais de pilha AA foram contadas cinco vezes a mais, apesar de não existirem em estoque.

Em contrapartida, as lâminas de barbear, com excesso de itens em estoque, não foram contabilizadas.

Os dois dados, imprecisos, foram atualizados no sistema de gestão de estoque e, com base nas informações "fidedignas" do inventário caseiro, os compradores iniciaram a negociação e o processo de compra com os fornecedores, que, em seguida, enviaram os produtos às lojas.

A situação descrita acima, realidade em grande parte do varejo nacional, mostra a ocorrência de pelo menos quatro perdas inter-relacionadas: Capital, Material, Oportunidade e Tempo.

A primeira, ao executar o inventário sem o devido preparo e o procedimento adequado, fez com que a loja desperdiçasse tempo, com diversos funcionários envolvidos em uma operação ineficiente. Além disso, a loja fechada foi responsável por perdas de capital e oportunidade.

Após a contagem errada e a (in)devida atualização no sistema, os compradores tomaram decisões erradas, que acarretaram mais dispêndio de tempo, comprando um lote de produtos existentes na loja e não comprando itens fora de estoque, por achar que estes já estavam na loja, gerando mais uma perda de capital.

Ao receber e armazenar estes produtos, a loja acabou gastando mais capital. Mal informada sobre o excesso de estoque de lâminas de barbear, a área de marketing lança um encarte para promover o produto. Atraído pela promoção, um determinado consumidor vai à loja e se depara com a falta do produto procurado - a chamada ruptura -, gerando mais uma perda: a de oportunidade.

Finalmente, um colaborador mal intencionado, sabedor da falta de controle por parte da matriz - e acredite, isso acontece -, furtou algumas cartelas de pilhas AA, gerando desperdício de material.

Menos fictícia do que parece, a situação descrita acima confirma um movimento regressivo no sentido de prever e prevenir o desperdício no varejo, comprovado pelo levantamento FIA/USP, que mostra aumento de cerca de 8% no índice de perdas entre 2005 e 2006.

Obviamente, falar em desperdício zero é algo utópico. Contudo, o índice de perdas pode ser drasticamente reduzido se a adoção de serviços especializados, realizados de forma profissional. Como exemplo, posso citar quatro operações importantes: 1 - Inventário: se realizado de forma metodológica e por profissionais capacitados e idôneos, permite a mensuração confiável da diferença exata entre estoque físico e a informação contábil de estoques, essencial para garantir uma operação sem sobressaltos; 2 - Checagem de mercadorias (IRM) no envio pelo CD e na recepção nas lojas: apresenta uma fotografia do seu processo logístico e eventuais perdas na cadeia; 3 - Contratação de auditorias operacionais permanentes: para ter a medida exata dos gaps entre o processo teórico e o prático; 4 - Uso de serviços como "Cliente Oculto": contribuem com a identificação e prevenção de possíveis perdas de oportunidade.

Nota do Editor: Claudio Landsberg é Diretor Comercial da RGIS Brasil.