Sabe aquele documento que você não sabe o que fazer e acaba guardando em uma caixa de papelão? Esse hábito, comum para muitas pessoas, tem um significado maior quando se pensa em uma empresa. No mundo corporativo, a informação é uma espécie de espinha dorsal, por carregar questões muitas vezes estratégicas nas áreas de gestão, condução dos negócios e no desenvolvimento de soluções para os clientes. Por isso, o cuidado no modo de armazenar esses dados é extremamente importante. Afinal, cada vez mais torna-se imprescindível a adoção de procedimentos que garantam o controle adequado dessas informações.

No caso de uma corporação, os arquivos respondem por uma parte expressiva das despesas. Pesquisas da consultoria Coopers & Lybrand, nos Estados Unidos, indicam que se leva, em média, quatro semanas por ano à procura de documentos guardados de forma equivocada, o que representa duas horas diárias de um funcionário destinadas à localização de papéis extraviados. Devido à má gestão, as empresas perdem um documento a cada 12 segundos e o custo médio de recuperação é de US$ 120.

O papel não vai desaparecer das mesas dos escritórios. Somando-se as exigências de compliance (série de regulamentos e princípios que asseguram as melhores práticas de mercado) e as obrigações de cada organização, fica evidente a necessidade da guarda correta de documentos e a utilização de avançadas tecnologias digitais e mecânicas para uma rápida e segura recuperação das informações.

Essa tarefa ganha uma nova conotação com a presença de empresas especializadas na terceirização do gerenciamento de dados. Nos Estados Unidos, que são o principal mercado mundial dessa área, há uma conscientização sobre a importância da gestão documental. Prova disso é que o armazenamento de documentos é utilizado por uma variedade de pequenas companhias, como postos de gasolina, lanchonetes e salões de cabeleireiro.

No Brasil, essa atividade ainda é nova, ficando concentrada nos grandes centros econômicos e restrita às médias e grandes corporações. A previsão é que, até o final de 2008, sejam guardados 84 bilhões de documentos, o que corresponde ao uso de 35 milhões de caixas. Mensalmente, mais de 300 milhões de documentos são digitalizados. A tendência do setor é de crescimento de 15% ao ano.

Esses números dão a medida exata da necessidade de profissionalização da gestão documental, face ao processo de modernização empresarial que se tem verificado. Pensando nisso, foi criada, em 2005, a Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), que reúne, atualmente, as principais empresas do segmento, responsáveis por 80% do mercado nacional.

A entidade, que tem como objetivo o desenvolvimento do setor, atua na compreensão da importância da gestão documental dentro das corporações, no treinamento de mão-de-obra especializada e na estruturação de procedimentos e normas que atendam às necessidades das empresas. O resultado desse trabalho se traduz no lançamento, agora em setembro, de um selo de qualidade, que servirá para certificar as cerca de 40 companhias que compõem o segmento no país.

Nota do Editor: Luiz Alfredo Santoyo é presidente da Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD). E-mail: abgd@abgd.org.br.