A partir de janeiro de 2009, as empresas deverão adotar mais uma das ferramentas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Direta ou indiretamente, empresas de todos os portes e setores da economia serão atingidas, mesmo que não estejam obrigadas pela lei a emitir a NFe (nota fiscal eletrônica) ou a adotar a ECD (escrituração contábil digital) ou a EFD (escrituração fiscal digital).

“As pequenas e médias empresas precisam estar atentas. De uma forma ou de outra, todas integram cadeias produtivas alcançadas pelo SPED, seja como fornecedoras ou como revendedoras. E o grande desafio para elas é arrumar a casa”, adverte Julio Abreu, sócio da De Biasi Auditores Independentes, firma de auditoria e consultoria. Segundo ele, já há empresas do setor automotivo exigindo a NFe de seus fornecedores.

Algumas falhas no planejamento e na implementação do SPED podem trazer enorme dor de cabeça para as companhias, já que o sistema digital acarretará um maior controle por parte do Fisco. De acordo com o sócio da De Biasi Auditores Independentes, existem 7 pecados capitais, que podem trazer sérios problemas para a adoção do SPED.

Os 7 pecados capitais

1. Informalidade nos registros contábil e fiscal

2. Inexistência de uma cultura de gestão: empresas nem sempre investem na organização e em formas de controle de seus procedimentos internos

3. Falta de integração: cada setor é “dono” do próprio banco de dados (quando ele existe), não havendo um banco de dados único e central

4. Atraso na informatização: na era digital, o computador e a internet são ferramentas imprescindíveis

5. Aposta na ineficiência do Fisco

6. Falta de profissionais qualificados: excesso de erros em notas fiscais por desconhecimento das classificações fiscais ou tabelas de alíquotas

7. Desorganização da área financeira

Esses, por assim dizer, 7 pecados capitais devem ser evitados a todo o custo, pois podem trazer sérios prejuízos de natureza fiscal e contábil às empresas. O SPED vai aumentar o poder de fiscalização e de cruzamento de dados do Fisco. “Não há mais espaço para amadorismo, nem para má-fé”, avalia Julio Abreu.

“É importante esclarecer que a adoção do SPED não se resume a implantar um determinado software. O objetivo do sistema é dificultar a informalidade. Portanto, o primeiro passo, fundamental, é sistematizar as informações internas da empresa, estruturando um banco de dados”, alerta o especialista. Segundo ele, os bancos de dados que normalmente são utilizados não contemplam, de maneira sistematizada, as informações de todos os departamentos, nem mesmo os de empresas maiores e mais organizadas. A escrituração e a contabilidade digitais pedem informações de compras, vendas, estoques, contas a pagar e a receber, entre outras.

Ele explica, ainda, que o validador disponibilizado pela Receita Federal não cruza as informações. Portanto, mesmo que, num primeiro momento, o validador “aceite” os dados, se o cruzamento de informações detectar alguma inconsistência ou divergência, a empresa terá de prestar contas ao Fisco. “As empresas devem levar a sério o SPED e investir na organização interna. Se a implantação do sistema for feita seguindo à risca os padrões da Receita, no longo prazo a empresa só tem a ganhar. Com certeza, todo investimento feito na implantação do sistema se reverterá em economia com a burocracia contábil e fiscal”, informa Júlio Abreu.