Ao longo dos anos, tenho percebido a importância da sistematização dos processos que realizamos no dia-a-dia, independentemente do nosso ramo de atuação. Mas é dentro das empresas que isso se torna ainda mais evidente, por conta da quantidade de pessoas envolvidas e das potenciais diferenças de interpretação que cada uma pode dar às informações que determinam como uma certa tarefa deve ser executada.

Para a gestão empresarial ser realizada com sucesso, é necessário que tenhamos recursos à nossa disposição que sejam capazes de nos ajudar a deixar tudo o mais claro possível. Fazer com que os processos sejam feitos dentro dos critérios de excelência para o negócio é uma das tarefas mais importantes de qualquer gestor.

Isso requer planejamento, que inclui uma análise das atividades. Entender uma empresa sob a lógica de processos costuma ser um exercício bastante eficaz. Para cada conjunto de atividades, responder a essas oito questões costuma ser vital: Quais são as entradas? Quais são as saídas esperadas? O que deve ser feito? Que treinamentos uma pessoa precisa ter para realizar essas atividades? Que tipo de registro será mantido para demonstrar o que foi feito? Quais os procedimentos que descrevem essas tarefas? Quais os recursos que serão necessários? Como as atividades serão medidas?

Uma nona e última questão deve - sempre ser - Como melhorar? Em que momentos, com quais informações, como podemos melhorar? Hoje em dia - mais do que nunca - manter um conjunto de normas, padrões, procedimentos em uma empresa (chame como quiser) está muito longe de significar apenas regras definidas e que vão ser observadas eternamente. A melhoria tem que estar presente. Obviamente, também requer que se planeje (por isso essa nona questão), do contrário, o risco de cada um mudar os processos ao seu bel-prazer é imenso.

Um ponto muito importante quando pensamos nesse assunto é refletir porque, às vezes, tendo desenhado nossas rotinas de trabalho, o resultado final não é satisfatório. Já me deparei com a seguinte queixa de alguns gestores: "Mesmo tendo uma linha mestra, meus funcionários fazem as coisas do jeito deles e a bagunça continua". Caso tenha se identificado com esse exemplo, gostaria que respondesse a essa pergunta: como andam as suas estratégias de comunicação interna? A divulgação de informações importantes para o bom trabalho de sua equipe é essencial. Somente assim a aplicação das normas de trabalho realmente acontece como o esperado.

Sabemos que essa época inicial do ano é usada, muitas vezes, para a definição dos planejamentos anuais. Por isso, acredito que seja um momento bem oportuno para você procurar responder a algumas dessas questões. Caso tenha dificuldade em trazer para o papel aquelas informações que só existem na sua cabeça, ou na dos funcionários-chave, procure a ajuda de especialistas. Apesar de botar medo em muita gente, as normas foram criadas para facilitar nosso trabalho, acredite e aposte nessa idéia.

Nota do Editor: Rogério Campos Meira é Engenheiro Mecânico, Mastère em Management de La Qualité pela ENSAM - França, Certified Quality Auditor, Certified Manager of Quality/Organizational Excellence e Certified HACCP Auditor pela ASQ - EUA e diretor-executivo da Academia Tecnológica de Sistemas de Gestão (ATSG).