A administração de conteúdos empresariais começou a ficar mais complexa quando a fotocópia surgiu nos escritórios e abalou a sonolenta calma dos velhos arquivos de aço.

Com a reprodução facilitada, a informação se libertou da dependência que a atrelava ao documento original em papel e passou a circular com muito mais desenvoltura - mas trazendo consigo outros problemas. O principal deles era a duplicidade ou, mais que isso, a multiplicação de cópias de um mesmo documento, o que acarretava em mais arquivamento e em administração improdutiva de pastas, além de comprometer a confidencialidade e escancarar as portas para fraudes.

A radicalização deste fenômeno ocorre hoje com a digitalização quase total dos documentos e com a conversão desta informação em dados de circulação eletrônica e armazenamento em mídia magnética.

Um único funcionário do escritório tem o poder de produzir, reproduzir ou receber anualmente alguns milhões de e-mails, milhares de arquivos de texto ou planilhas e centenas de arquivos gráficos ou documentos de web, para citar alguns exemplos. E tudo isto sem falar na capacidade de impressão que este mesmo trabalhador tem às mãos, o que virtualmente daria para povoar centenas de pastas suspensas.

Aspectos como segurança dos dados e seu correto gerenciamento se tornam tarefas árduas quando se considera a proliferação das mídias magnéticas - CDs, USBs, discos rígidos externos e dispositivos móveis. Organizar esta complexa massa de informação e definir de forma clara o que é realmente documento e o que é apenas "ruído comunicacional" depende de soluções de TI e metodologias que só uma parcela das empresas já começou a dominar.

O primeiro desafio, para tanto, está na incorporação de uma plataforma e de uma política de gerenciamento de conteúdos (ECM - Enterprise Content Management) que seja capaz de encapsular todos os tipos de conteúdo em um modelo uniforme e passível de ser manipulado a partir de uma ferramenta única. Assim, arquivos do tipo DOC, PDF, HTML, XML, GIF e tantos outros, que hoje se espalham pela rede empresarial, começam a ser agrupados e administrados, não apenas levando-se em conta as suas características técnicas e indicação de origem-destino, mas principalmente pelo nível de alinhamento de seu conteúdo e relevância para as diversas abordagens do negócio.

Só muito recentemente as grandes e médias empresas perceberam a importância vital de se entender e adotar a tecnologia de ECM e de descrever claramente todo o ciclo de vida dos dados (ou documentos) empresariais, incluindo-se aí os tradicionais documentos em papel, além das novas formas de registro, como gravações oriundas do call center e até mensagens de negócio trafegadas via SMS de celulares.

Na experiência da HQS Consulting e de outros integradores de soluções de TI para o gerenciamento de conteúdos de negócio, toda a questão aponta para a definição rigorosa dos ciclos de criação, captura, armazenamento ou descarte de informações físicas ou eletrônicas, o que implica na articulação de complexas metodologias de workflow, associadas a disciplinas complementares.

Inclui-se, neste modelo, não apenas aquelas funções diretamente relacionadas ao assunto, como é o caso do GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, mas também outros requisitos, como a formatação de web-services de uso intuitivo, que passam a servir como uma esteira de produção e gerenciamento unificado.

Ressalte-se, entretanto, que mesmo as plataformas mais poderosas de ECM serão incapazes de processar a plena gestão de conteúdos, se não houver uma análise profunda sobre as características do negócio-fim da empresa versus a base informacional e os diversos fluxos de informação que a circunda e a envolve dinamicamente em seu ecossistema de negócio.

Sabemos que as mais modernas e abrangentes plataformas disponíveis mundialmente para esta finalidade - sendo a principal delas o "Universal Content Management", da gigante norte-americana Oracle - já trazem como funcionalidade a capacidade de disciplinar os usuários para a prática correta de uso e de destinação dos diversos entes de conteúdo. Mas o que muitos ainda parecem não saber é que a simples adoção das ferramentas de ECM, compreendidas em suítes como esta, poderá repercutir em pouco resultado prático se não houver uma política clara de enquadramento das pessoas em práticas informacionais saudáveis.