Que a tecnologia trouxe grandes benefícios para a vida dos profissionais, ninguém tem dúvida. O problema é que junto com ela vieram algumas dificuldades corporativas com o seu mal uso. Ao mesmo tempo em que a internet permite maior agilidade e circulação de informações, não saber como lidar com ela pode gerar falta de foco e produtividade para o profissional.

O e-mail corporativo é o maior dos exemplos e alvo das reclamações de pessoas que recebem muitas mensagens ao dia e afirmam que poucas delas são realmente úteis e aproveitadas. Não estamos falando somente de SPAMs e correntes que pessoas enviam para toda sua rede de contatos, até mesmo as mensagens relevantes para o trabalho podem gerar confusões e lotar as caixas de entrada sem necessidade.

A organização das mensagens eletrônicas é o primeiro passo para quem quer dominar essa ferramenta e não deixar que ela tome conta de você. As que não tem importância devem ser descartadas e as demais organizadas em pastas para melhor localização e livramento de espaço. Isso não significa que devemos ter milhares de pastas do lado esquerdo da tela, mas é necessário criá-las com os nomes certos. Repare, geralmente os e-mails que não encaixam em nenhuma delas não precisam ser guardados.

Outro motivo que causa insatisfação são mensagens longas e que demandam muitos minutos da atenção. Se você é uma das pessoas que gostam de escrever bastante, lembre-se de que, com o acúmulo de atividades que as pessoas tem hoje, junto com a correria do dia-a-dia, dificilmente terão vontade de ler até o fim. Seja sucinto e objetivo no corpo do e-mail e procure não passar de três ou quatro linhas. Se o assunto for realmente extenso, jamais ultrapasse o campo visual da "janela" do e-mail. Se o leitor tiver que "rolar" a tela do computador, a mensagem está realmente excessiva.

Tudo hoje é resolvido por e-mail. Agendamento de reuniões, ata desses encontros, envio de informações, comunicado interno, orçamentos, questões atemporais e até urgências. Mas você está enviando suas mensagens da maneira adequada e sabe quem está endereçando? Preste muita atenção se o endereço do e-mail é realmente o da pessoa para quem você deseja enviar. Na pressa, acontece muitas vezes de mandar a mensagem a alguém com o mesmo primeiro nome devido ao preenchimento automático. Depois de escrever, volte ao início e confirme todas as informações para evitar problemas.

E-mails são importantes sim e nos proporcionam maior comodidade, mas não deixe que eles prejudiquem sua comunicação. Alguma vez já presenciou alguém enviando uma mensagem para o colega de trabalho que está ao lado, mas em outro computador? Quantas vezes você mesmo já fez isso? Antes de enviar uma mensagem eletrônica, pense se realmente é a melhor opção, às vezes uma conversa por telefone irá resolver seu problema de maneira muito mais rápida e eficaz. No escritório, as conversas pessoais têm maior impacto e geram resultados melhores. Portanto, use o e-mail com moderação.

Nota do Editor: Renato Grinberg é diretor Geral da Trabalhando.com.br e especialista em mercado de trabalho. Aos 35 anos, Grinberg tem em seu currículo passagem por várias multinacionais, como a diretoria Geral da Latin American Multichannel Advertising Council (LAMAC), além de uma carreira internacional tendo trabalhado em empresas como a Sony Pictures e Warner Bros. em Los Angeles. Renato é formado em Música e Filosofia pela FAAM, pós-graduado em administração de empresas pela UCLA e possui MBA pela University of Southern California, Marshall School of Business.