Armazenar, gerenciar e localizar documentos empresariais, como ficha e cadastro de funcionários, fornecedores, clientes, históricos, relatórios, contas etc., são pontos extremamente essenciais para todas as empresas que desejam ganhar agilidade e destacar-se no mercado. Independente de porte e segmento, as empresas devem manter em dia toda a documentação, pois, além do governo, todo empreendedor presta contas a todos que a empresa mantém relações. E como efetivar essa ação de maneira fácil, ágil e segura? Uma das grandes soluções que já podemos encontrar no mercado é a virtualização de documentos.

Prática comum em grandes e médias empresas, a digitalização e a inserção de documentos em ambiente virtual se transformou em uma ferramenta essencial para a segurança, organização, localização e o melhor manuseio dos documentos nas companhias. A virtualização possibilita que todos os documentos sejam arquivados de maneira extremamente confiável em servidores de alto padrão de segurança. Essa confiabilidade deve ser um dos pontos primordiais e estratégicos em todos os processos administrativos.

Com apenas um computador e um provedor para a conexão de Internet banda larga, até mesmos os pequenos empreendedores poderão acessar todos os arquivos da empresa. Esse portal deve ser de cadastro e uso exclusivo dos funcionários de alta confiança das empresas, que dispõem ainda de um login e senha determinado para o acesso.

Mesmo sabendo que a segurança é essencial para estruturar e desenvolver uma empresa, muitos empresários não realizavam os investimentos necessários. Os custos com segurança, vistos muitas vezes como gastos desnecessários, atualmente recebem uma atenção maior que a esperada, principalmente, com a ocorrência do fenômeno WikiLeaks, onde ocorreram vazamento de inúmeros documentos sigilosos do Pentágono dos Estados Unidos da América.

Esse caso marca a história mundial principalmente por dois pontos que merecem atenção tanto do governo quanto dos empresários: o primeiro é admitir que vivemos a era digital de fácil acesso a enormes quantidades de informações expostas com um simples clique na internet e o segundo são as contradições e os desafios com a segurança que existem nessa era.

Um documento selado como “secreto” pode ser suficiente na era do papel, mas não no mundo digital. É o caso de buscar as ferramentas específicas que garantam essa segurança e apostar nas novas propostas do mercado como, por exemplo, a certificação.

No exemplo da virtualização, podemos analisar também outros pontos importantes dessa ferramenta que são a ampliação da competitividade e a acessibilidade dos documentos digitais. Com os arquivos em ambiente eletrônico, mesmo em uma viagem ao outro lado do mundo, o executivo terá acesso a qualquer dado ou documento desejado. O mesmo ocorrerá com um funcionário que esteja em outra unidade da empresa.

A disponibilidade full time depende, e muito, de pontos como penetração, qualidade e velocidade de conexão. A única barreira é a adoção em massa da Internet banda larga no País. Neste ponto, podemos ficar satisfeitos já que a tendência é que a Internet de boa qualidade seja cada vez mais acessível aos cidadãos brasileiros

Com a popularização da Internet e maior integração da população aos meios digitais, veremos, consequentemente, outras ferramentas se tornando conhecidas do grande público, como a própria virtualização. A corrida pelo desenvolvimento do país deve ser mantida da mesma maneira que vemos todas as classes da população desfrutando das mesmas condições e melhorias essenciais para o trabalho.

Para as empresas podemos levantar outras duas situações importantes: a localização e a perda de documentos. Para entender facilmente é só lembrar o famoso desespero ao procurar um documento que você não sabe onde colocou e precisará apresentá-lo no dia seguinte. Ou ainda, das varreduras e limpezas anuais de arquivos e armários de onde saem uma série de papéis que são, devida ou indevidamente, descartados no lixo. Perder um documento particular já pode se transformar em um transtorno, imagine, então, a perda de documentos de uma empresa.

Pode parecer falta de responsabilidade, mas esta é uma situação muito fácil e simples de ocorrer. O arquivamento indevido e a não organização de arquivos são comuns em grandes, médias e pequenas empresas. Tanto armazenar os arquivos em ambiente eletrônico seguro como localizá-los com uma ferramenta de busca dentro do portal são soluções práticas que podem evitar procedimentos errôneos.

A necessidade de desenvolvimento e a boa imagem do Brasil nos futuros eventos mundial exigem que as empresas, de todos os segmentos da indústria e serviços, operem em elevado grau de profissionalismo e inovação. A expansão com controle e posicionamento na atuação é o modelo de negócio almejado por todos os empresários do País. Com a resolução de tarefas básicas, podemos assim, nos preocupar com a produtividade, a competitividade e serviços específicos para cada setor.

A virtualização dos documentos é também desejável às companhias, já que além dos pontos citados ela praticamente pode impedir a pirataria e a falsificação de documentos. O modelo de comercialização pode ainda ter base em um modelo de prestação de serviços com cobrança mensal que facilita a rotina e o acompanhamento dos empresários.

Nota do Editor: Diego Torres Martins é presidente da Acesso Digital, empresa que visa a popularização da digitalização no Brasil.