Empresas brasileiras que realizam operações com mercadorias terão até 31 de março para se adequar às novas regras fiscais que as obrigarão a emitir, já no dia seguinte, a versão 2.0.6 da Nota Fiscal eletrônica, em substituição ao modelo utilizado atualmente, o 1.10. Mas apenas 30% dos contribuintes emissores já estão utilizando o leiaute para tal, que se encontra disponível para download nos sites das Secretarias da Fazenda Brasil afora, um ritmo de adesão que pode ser considerado tímido, tornando possível prever um grande número de transações comerciais impedidas de se realizar a partir de 1º de abril.

“Seja qual for o motivo dessa aparente indiferença em massa, demonstrada por estatísticas do próprio fisco, a real dimensão do problema só deve ser percebida quando essas empresas tentarem realizar uma operação mercantil - daqui a apenas um mês - e compreenderem que isso simplesmente será impossível”, alerta o membro do Conselho Consultivo da Mastermaq Softwares e diretor acadêmico da Escola de Negócios Contábeis (ENC), professor Roberto Dias Duarte.

De acordo com o especialista – que é autor do livro Big Brother Fiscal na Era do Conhecimento e mantém um blog voltado a temas como SPED e Geração Y (www.robertodiasduarte.com.br) – de uma forma geral, os micro e pequenos empresários costumam ter maior dificuldade em se informar a respeito de mudanças operacionais como essa, o que realça a importância de os contadores internos ou terceirizados que atendem a esse público auxiliá-lo de forma especial neste momento.

“Muitas empresas não conseguirão emitir nota porque não se prepararam para as mudanças. Outras emitirão NF-e de forma errada e terão seus documentos rejeitados. O pior, é que alguns irão circular mercadorias com DANFE sem autorização porque usam softwares frágeis e pessoal pouco preparado”, prevê Duarte.

Segundo ele, além de prejuízos materiais imediatos, ocorrências assim privarão um número considerável de contribuintes de aproveitarem as novas regras para aperfeiçoar desde já suas rotinas internas ligadas a planejamento, controle, integração sistêmica, análise, auditoria, capacitação e desenvolvimento.

Passo a passo

Basicamente, a alteração do padrão da NF-e para a versão mais moderna é fácil de ser realizada. Em primeiro lugar, o contribuinte usuário do Software Emissor Gratuito deve acessar o site da Secretaria de Fazenda de seu Estado. Em São Paulo, por exemplo, o endereço eletrônico é: www.emissornfe.fazenda.sp.gov.br.

Deve em seguida fazer o download do programa, instalá-lo e configurá-lo com todos os dados pertinentes. Em seguida, é necessário instalar o certificado digital, a fim de dar a devida autenticidade às informações geradas.

Caso a empresa seja usuária de um software comercial, deverá solicitar ao seu fornecedor a nova versão, bem como os respectivos procedimentos de instalação ou upgrade.

Um ponto importante a ser observado é a manutenção da sequência numérica de emissão de notas, com base na numeração utilizada na versão anterior. Ou seja, se a última nota do tipo 1.10 emitida foi a de número 300, a empresa deve começar a nova fase emitindo a NF-e 301.

Entre as muitas dúvidas remanescentes acerca do tema, uma das que chamam a atenção é a suposta obrigatoriedade de reemitir as notas fiscais geradas na versão antiga, quando a nova estiver em vigor. “Ora, se este documento foi assinado e autorizado na versão 1.10, ele já é válido por si”, afirma Duarte. Não há motivo, portanto, para se falar em migração de NF-e gerada, assinada e autorizada. “Ademais, tecnologicamente e juridicamente é impossível alterar um documento digital assinado”, explica.

Outra questão relevante, segundo ele, é a existência de mais informações decorrentes de novos campos adicionados, configurando, de uma forma geral, maior rigor na quantidade e na qualidade dos dados. “Se o contribuinte não mantiver seus cadastros de clientes e produtos atualizados com estas novas informações, certamente terá problemas no dia da virada de sistema”, observa Duarte.