Com o advento do Sistema Público e Escrituração Digital - Sped e da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, os velhos formulários em papel deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O modelo antigo da Nota Fiscal, conhecido como 1 e 1A, precisava ser armazenado em caixas, armários ou fichários. Já o novo documento veio para otimizar o processo de organização, guarda e gerenciamento dos arquivos eletrônicos, o que facilita a recuperação e o intercâmbio das informações. Ou seja: o que antes ocupava espaços físicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD de computador.

Contudo, o que veio para simplificar a vida dos contribuintes, ainda traz problemas. Atualmente, as duas principais questões que interferem em uma boa implantação da Nota Fiscal Eletrônica, criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros, são: a falta de entendimento da legislação em vigor, que sofre alterações constantes, e a ausência da identificação da complexidade do assunto.

Por exemplo: a mudança da Nota Fiscal do meio físico para o digital não mudou em nada a necessidade de armazenar, de forma segura, o documento, conforme a legislação vigente. Entretanto, muitos empresários ainda ignoram que a Nota Fiscal Eletrônica deve ser armazenada obrigatoriamente, com segurança, pelo período de cinco anos. Além disso, vários acabam guardando apenas as NF-es emitidas, se esquecendo que a legislação obriga o armazenamento, pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus fornecedores.

Outros, acostumados com a antiga nota em papel, ainda acreditam que basta guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - Danfe. Como o próprio nome diz, o Danfe é um documento auxiliar. O único documento com validade fiscal é o XML. É por meio dele que o governo tem como saber, em tempo real, todos os detalhes do negócio. Precisamos mudar o hábito de guardar o papel e temos que nos acostumar a armazenar o arquivo digital. Além de guardar as notas por cinco anos, é aconselhável sempre verificar se o arquivo gerado é válido, já que, pelo conceito da NF-e, a validade do documento fiscal só é assegurada por meio da assinatura digital, tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos. Se a assinatura eletrônica não for válida, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e, com certeza, sofrerá consequências.

Para o armazenamento das notas, muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, utilizam o software gratuito disponibilizado pelo governo. Porém, esse procedimento não é adequado, uma vez que essa ferramenta não dispõe de nenhum recurso seguro. É a velha história do barato que sai caro. Dessa forma, é aconselhável e recomendável fazer um investimento financeiro. Com certeza, o valor desse investimento será recompensado pela segurança desejada. A perda de um arquivo digital da Secretaria Estadual da Fazenda se faz equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal antiga. Portanto, todo cuidado é pouco! Guarde as notas fiscais emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.

Nota do Editor: Carolina Oliveira é consultora tributária da IOB Folhamatic.