Assim como todas as mudanças complexas no cotidiano das empresas, a implantação do eSocial (Sistema de Escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas) tem gerado muitas dúvidas acerca das implicações práticas e das adaptações a serem feitas pelas companhias em seus processos e rotinas. Fato esse que tem causado insegurança não só nos profissionais de contabilidade, mas como nos de administração e de recursos humanos. Anunciado em meados do ano passado, o eSocial, também conhecido como SPED Trabalhista e Previdenciário, é considerado pelos especialistas como o sistema mais complexo apresentado até o momento.

Só para esclarecer, o eSocial divide-se, basicamente, em três grandes grupos de dados: eventos iniciais, relacionados à informações cadastrais e de tabelas; eventos não periódicos, que dizem respeito aos eventos trabalhistas e previdenciários duradouros atrelados aos contratos de trabalho; e eventos mensais, como a folha de pagamentos e pagamento a terceiros. Adicionalmente, o governo pretende unificar o cumprimento de uma série de obrigações trabalhistas e previdenciárias atualmente destinadas a órgãos esparsos da administração pública. Assim, além de padronizar e unificar as informações e obrigações acessórias, o eSocial viabilizará o cruzamento de dados e a efetividade da fiscalização do cumprimento da legislação vigente.

Ou seja, com estes processos, o governo objetiva cruzar dados cadastrais, como CPF, PIS e NIT, com as informações já registradas nos sistemas governamentais, evitando divergências ou duplicidades de que podem gerar, dentre outros problemas, dificuldades na solicitação da aposentadoria ou benefícios da previdência.

Além disso, o governo espera que o eSocial complemente o SPED, tornando o processo de atendimento da legislação em vigor mais ágil e eficiente, diminuindo o número de fraudes, aumentando a arrecadação e modernizando a governança. Estima-se que, no Brasil, o número de horas necessárias para compliance tributário é maior que em todas as demais nações desenvolvidas e emergentes. A grande burocracia existente, além de gerar custos para as companhias, diminui a competitividade do país no mercado mundial. Dessa forma, com o eSocial o governo espera incrementar a arrecadação em cerca de 20 bilhões de reais por ano.

A implementação do novo sistema obedecerá ao cronograma divulgado pelo governo e ocorrerá de forma gradativa, estimando-se que todos os empregadores, inclusive os domésticos, estejam completamente integrados ao eSocial até o ano que vem. Mas isso não deve ser tão simples, já que as empresas estão encontrando diversos obstáculos. As alterações no layout, o prazo curto para implementação e a falta de informações claras acerca do funcionamento do sistema têm sido as principais dificuldades apontadas pelas companhias.

O primeiro e importante passo para se preparar para o eSocial é a empresa se organizar de forma efetiva, mapeando seus processos e reavaliando seus procedimentos à luz da legislação vigente, evitando imprevistos quanto ao cumprimento dos prazos e a atuações decorrentes de informações inconsistentes enviadas aos órgãos fiscalizadores por meio da nova plataforma digital.

Nota do Editor: Valter Shimidu é diretor da área de impostos da KPMG no Brasil (kpmg.com/BR).