Escrever e-mails é uma atividade rotineira nas organizações, mas há muitas falhas na elaboração dos textos, que comprometem – e muito – a agilidade, a execução de tarefas e até os relacionamentos nas empresas. Para evitar que esses problemas ocorram Vivian Rio Stella, doutora e pós-doutora em Linguística pela Unicamp e professora de cursos de Comunicação e Liderança, elaborou cinco dicas para aumentar a eficácia na redação de e-mails. Recomenda-se:

1. Escrever o campo assunto com um conteúdo diretamente associado à mensagem do texto: há duas principais vantagens em escolher cuidadosamente o assunto: uma, é que o leitor, diante de tantos e-mails em sua caixa de entrada, pode priorizar melhor a leitura a depender do assunto do e-mail; outra, é que, se for necessário recorrer à troca de mensagens depois de certo tempo, a busca é facilitada se o assunto corresponder ao que consta no corpo da mensagem. Vale ressaltar que, para elaborar um assunto claro, é fundamental escrevê-lo após a elaboração do texto (e não antes, como a maioria costuma fazer) e escolher palavras-chave (ex.: Adiamento Reunião Vendas; Pendência Pedido de Compra 0000).

2. Direcionar, no corpo da mensagem, a quem se destina cada ação: é comum incluir, no campo destinatário, mais de um contato, pois uma ação pode depender de diversas pessoas. Mas é preciso direcionar, no corpo da mensagem, quem é responsável por o quê. Caso contrário, corre-se o risco de ninguém executar o que foi solicitado, dada a agenda corrida que todos têm. Apenas uma ressalva: evite usar o símbolo @ diante do nome do receptor, no corpo da mensagem. Esse símbolo tem um significado e uma função específicos em redes sociais (Instagram, Twitter), mas nenhum significado ou função no texto do e-mail. Se quiser enfatizar os nomes, use negrito, sublinhado ou liste as pessoas direcionadas em tópicos.

3. Evidenciar o objetivo da mensagem: independente da extensão e da complexidade do e-mail, é imprescindível que esteja claro o objetivo da mensagem. Isso significa que não basta escrever sobre um tema e incluir diversos tópicos a respeito desse tema, pois o leitor pode até compreender o que foi escrito, mas não saberá o que precisa ser feito com aquela informação. Para evitar que isso ocorra, defina previamente o objetivo da mensagem por meio de uma frase sucinta, específica e com verbo, como, por exemplo: explicar o passo a passo da ação; solicitar esclarecimentos sobre uma ação; informar as novas práticas da área; reforçar a importância do cumprimento dos prazos.

4. Estabelecer prazos: muitas trocas de e-mails se prolongam mais do que seria necessário ou conflitos são gerados entre remetente e destinatários simplesmente porque não estava claro o prazo para o cumprimento de uma ação ou para o envio de uma informação. Por isso, procure reforçar datas, especialmente, no fechamento do e-mail. Recomenda-se, inclusive, grafar o dia e mês em algarismos (15/10) em vez de redigir o dia da semana (próxima segunda-feira) ou expressões como “daqui dois dias”, para evitar possíveis mal-entendidos.

5. Listar ideias, perguntas ou instruções em tópicos: se há mais de duas ideias, perguntas ou instruções, redigi-las em formato de tópicos facilita a organização das informações, favorecendo, assim, a clareza da mensagem, e pode, inclusive, funcionar como um check-list para o(s) leitor(es).