O eSocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – foi instituído pelo Decreto nº 8373/2014. Este novo sistema de prestação de informações ao Governo Federal tem por objetivo tornar os processos dentro das empresas mais transparentes e menos complicados, unificando o meio de envio de dados e de emissão de guias de contribuição.

Trata-se de uma das iniciativas do programa SPED que pretende organizar as informações da folha de pagamento das empresas.

Atualmente, o empregador envia, de forma separada, obrigações trabalhistas, tais como o MANAD, a GFIP, a DIRF, a RAIS e o CAGED. Com o eSocial todas essas obrigações serão unificadas para o envio uma só vez. Estão contempladas todas as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas decorrentes da folha de pagamento.

O envio dessas informações está sendo realizado de forma gradativa, sendo que teremos a substituição de 15 obrigações legais que atualmente são obrigatórias para as empresas por apenas uma declaração onde os 4 órgãos do governo – Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Secretaria da Previdência Social – terão acesso.

Antes estas entidades recebiam em inúmeras obrigações diferentes os mesmos dados, agora receberão tudo de uma só vez.

O envio de dados ao ambiente do eSocial já se tornou obrigatório para diversas empresas, inclusive para Empresas de pequeno porte (EPP), Microempresas (ME) e o Microempreendedor individual (MEI), do Simples Nacional e até para trabalhador doméstico.

O início da obrigatoriedade de envio será realizado em fases. Órgãos públicos deverão iniciar o envio em 01/2019. Para as demais empresas, de acordo com o porte, o prazo foi dilatado ou flexibilizado. Aliás, as empresas foram divididas em quatro grupos – e cada um deles tem as suas obrigações específicas.

O objetivo é de desburocratizar o sistema de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, exigindo das empresas brasileiras um esforço significativo para adequar todas as suas informações.

O eSocial sozinho não resulta em multas para as empresas porque não muda a legislação. Porém, a obrigatoriedade aumentará o risco de penalizações, já que o processo de fiscalização será simplificado e todas as informações ficarão concentradas na plataforma do governo, fazendo com que a lei se cumpra muito mais rapidamente do que antes e, para evitar multas, é necessário ficar atento aos prazos, já que as empresas terão menos tempo para enviar dados ao Fisco.

A unificação e a padronização das obrigações fiscais e trabalhistas simplificam os processos para as empresas, trazendo redução de custos e de tempo dedicado a essas tarefas. Além disso, oferecem maior segurança jurídica, já que as operações são autenticadas via certificado digital ou, em alguns casos, código de acesso.

Com todas essas mudanças, os empregados também são beneficiados. Afinal, o sistema, por ser automatizado e livre de erros humanos, traz uma garantia maior de que seus direitos trabalhistas e previdenciários serão respeitados. Da mesma forma, torna as informações sobre o contrato de trabalho mais transparentes.

Nota do Editor: Sabrina Bernardi Pauli, advogada OAB/SC 16.031, colaboradora do Escritório Giovani Duarte Oliveira Advogados Associados.