As micro e pequenas empresas têm um papel fundamental na economia brasileira. O último levantamento feito pelo Sebrae indica que as PMEs são responsáveis por 52% dos empregos formais no país e por 27% do PIB. No Brasil, existem 6,4 milhões de estabelecimentos. Desse total, 99% são micro e pequenas empresas. Outro estudo do Sebrae aponta que 24,4% delas fecham as portas com menos de dois anos de existência. E esse percentual pode chegar a 50% nos estabelecimentos com menos de quatro anos. É válido ressaltar que uma das maiores dificuldades e preocupações do pequeno empresário é lidar com as questões burocráticas e com a gestão tributária do negócio. Controle de estoque, vendas e serviços, emissão de boletos, fluxo de caixa, impostos estaduais e municipais. Tudo isso gera um certo desespero, que gera procrastinação, que gera atraso e assim a bola de neve dos números e procedimentos vira uma avalanche.

Mas nós não queremos falar de coisas ruins aqui. Se você, empresário que me lê neste momento, está se identificando com essas situações descritas, deve aproveitar este início de segundo semestre para botar ordem na casa. Não é mais possível fazer uma gestão manual, amadora e com possibilidade de falha. Ferramentas de gestão não podem mais ser vistas como despesa ou opção, mas como parte essencial e básica das PMEs.

Por isso, aqui vão algumas dicas para o empresário terminar 2019 no azul.

1. Separe as contas pessoais das empresariais

Parece algo amador, mas acontece muito, especialmente no início do negócio. Nunca, jamais, misture despesas pessoais com empresariais. O dono de um negócio precisa entender o que é faturamento e lucro líquido e ter na cabeça que boa parte do dinheiro que entra é da empresa. Isso é fundamental para que o capital de giro funcione e que para que a empresa tenha dinheiro para pagar fornecedores, funcionários, além das contas básicas do próprio negócio.

2. Tenha controle financeiro com ERP

Parece mentira, mas muitos empresários ainda não usam ERPs para administrar o seu negócio, o que exige o dobro de cuidado no controle financeiro, além de facilitar, e muito, falhas e erros. Organize pagamento, despesas com fornecedores, emissão de notas ficais e outras burocracias dentro de um sistema de gestão online. Diferentemente do que alguns empresários pensam, estes softwares não são caros e ajudam absurdamente na organização do negócio. Dessa forma é possível criar estratégias, pensar no futuro, ter fluxo de caixa e perseguir o erro zero.

3. Não dê um passo maior do que a perna

É muito comum o empresário se empolgar logo que o negócio começa a deslanchar. Aí, novas ideias surgem, especialmente envolvendo expansão, como mudar de escritório para um maior, contratar mais pessoas, equipamentos mais caros ou até investir em algo arriscado. Claro que o empreendedor não deve estagnar e ficar acomodado, mas é preciso alinhar o crescimento com a demanda. Expandir e investir é bom para seu negócio, mas é preciso fazer isso com passos bem calculados. Revise cada decisão, peça consultoria a especialistas em gestão e finanças e tenha como base sua projeção de crescimento durante todo o período.

4. Otimize seu tempo com a ajuda da tecnologia

Novamente, softwares de gestão podem te ajudar a evitar a procrastinação, que muitas vezes ocorre porque protelamos atividades enfadonhas. Otimize o tempo das atividades cotidianas automatizando os processos. Softwares estão aí para facilitar e agilizar as rotinas de trabalho, sem ter que perder muito tempo com detalhes.

5. Acompanhe a entrada e saída de dinheiro diariamente

Outra questão básica, mas que na correria do dia a dia acaba sendo negligenciada. É preciso sempre monitorar as despesas da empresa, acompanhando diariamente a entrada e saída de dinheiro e analisando o fluxo de caixa. A falta de controle acaba fazendo as empresas perceberem em cima da hora que o prejuízo está chegando. Por isso, a conta tem que fechar. Controle as contas a pagar e receber, acompanhe todas as entradas e saídas de dinheiro, as datas, se programe e registre tudo.

Nota do Editor: Reginaldo Stocco é cofundador da VHSYS, startup paranaense que fornece sistema online de gestão empresarial descomplicado para micro, pequenos e médios empresários. Stocco é bacharel em Sistemas de Informação e atua há 17 anos na área de tecnologia e empreendedorismo.