Depois de muito trabalho envolvendo os funcionários, enfim a intranet da sua empresa entrou no ar. O projeto foi lançado com destaque interno e nos primeiros dias a movimentação foi constante. Sucesso de público. Mas algumas semanas depois, a visitação foi caindo e, passados alguns meses, parece que os colaboradores simplesmente esqueceram a intranet. O alívio da tarefa cumprida durou pouco e é necessário empregar novos esforços para ressuscitar o canal de comunicação.

Se você viveu ou vive esse momento, saiba que não está sozinho no mundo corporativo e que é possível reverter o quadro. Mas se você está iniciando o seu projeto, esteja alerta para evitar as surpresas desagradáveis. Ainda que se comente muito sobre a importância da intranet como canal de informação corporativa, são freqüentes os casos de projetos que padecem do mesmo mal. O diagnóstico mais comum é que as intranets sofrem de inanição e o alimento que falta é estímulo.

Não há uma receita de bolo que assegure a vida eterna da intranet. Mas, independente do perfil da sua empresa, existem algumas iniciativas que podem fazê-la crescer saudável ou até revitalizá-la, se necessário. A primeira delas é realizada ainda na fase de planejamento: o levantamento detalhado das necessidades e interesses da empresa e dos colaboradores. Outra está baseada na certeza de que sua intranet não deve ser apenas um repositório de informações estáticas e, por isso, de pouco adiantarão os esforços para o lançamento do projeto se não houver a constante preocupação em mantê-la realmente ativa.

Estimular o acesso à intranet é mais simples na teoria do que na prática, mas aqui reside a principal e mais constante ação a ser tomada. O novo ambiente virtual tem de ser idealizado com a preocupação de quem coordena um portal de internet aberta, com a rotina de buscar atrativos novos que realmente chamem a atenção e o interesse do funcionário e colaborador. É um trabalho constante e interativo.

Para fazer com que sua intranet seja um projeto participativo é fundamental conhecer o seu público-alvo e incentivar sua colaboração. Pesquisar, produzir e divulgar novos temas faz parte do processo constante de geração de conteúdo dinâmico e variado, mas é importante que os assuntos atendem ao que o seu público quer ler e ver. O layout deve acompanhar o perfil da empresa e destacar temas novos. A meta é oferecer um conteúdo que agregue valor para a comunidade corporativa, junto com um material estático que reúne informações institucionais, eventos, serviços, aplicativos úteis, normas e procedimentos, premiações, treinamentos da empresa.

Uma intranet pode ser importante aliado nos projetos de endomarketing. Se os usuários forem incentivados a participar desde o começo, no futuro será mais simples e produtivo criar novos conteúdos. E todas as formas de colaboração são bem-vindas, desde reuniões periódicas com grupos selecionados até as tradicionais sugestões via e-mail.

A manutenção da intranet também exige alguns cuidados técnicos para adequar periodicamente a plataforma tecnológica à entrada de novos recursos. Mas o que a mantém viva mesmo é essa preocupação em produzir conteúdo dinâmico e monitorar o acesso e interesse do público para transformá-la efetivamente em um canal de informação e comunicação eficiente. O projeto deve nascer com a perspectiva de que não é uma responsabilidade isolada da área de tecnologia porque deve atender às necessidades dos colaboradores em toda a empresa. Quando bem estruturada, a Intranet naturalmente passa a ser um ambiente ativo, que proporciona a comunicação e integração, que estimula o compartilhamento e intercâmbio e poderá ser até uma ferramenta que ajudará a melhorar o desempenho dos funcionários e colaboradores.

Nota do Editor: Augusto Camargo é CEO da Cadmus Services e coordena a criação de projetos corporativos para Web.