Antes de entender quais são as boas práticas para aumentar a produtividade do negócio, é fundamental compreender que as empresas enfrentam riscos muito altos quando não se preocupam com a produtividade, não só em relação a entregas e execução de serviços, mas também em relação à saúde dos funcionários. Alguns dos distúrbios que podem surgir resultantes dessa desatenção são:

Síndrome das 3 da Tarde: Nomeada pelo horário em que a produtividade geralmente começa a cair, a “Síndrome das 3 da Tarde” pode afetar qualquer nível de trabalhador, até mesmo os em cargos de menor pressão. Diretamente relacionada com a queda dos níveis de cortisol, hormônio que tem papel fundamental no gerenciamento do estresse e na resolução de problemas, a síndrome pode ser combatida com medidas de aplicação bem simples - entre elas, a listagem de afazeres, a priorização baseada em dificuldade e o estabelecimento realista de metas. Tirar pequenas pausas ao longo do dia e fazer algo prazeroso durante esse tempo também ajudam a manter a motivação lá em cima, assim como estabelecer um sistema de recompensas atrelado à realização das tarefas.

Síndrome de Burnout: A palavra “burnout” é inglesa e significa “queimar-se por inteiro”, o que define bem a síndrome. É o resultado de uma mistura de exaustão extrema com estresse, causados principalmente pelo trabalho, e afeta não só a produtividade, mas também a saúde física e mental do trabalhador. Além da queda drástica de produtividade, seus principais sintomas incluem apatia, mau humor, insônia, problemas gástricos e tensão muscular acentuada. Se não tratada, pode causar quadros de depressão e até mesmo levar a um colapso nervoso.

Melhor produtividade: como conquistar?

Para aprimorar a produtividade, o primeiro passo a ser tomado é a organização. Mapear todos os processos e organizá-los por ordem de prioridade e velocidade de execução ajuda muito na hora de saber qual a melhor maneira de realizar todas as tarefas, e até mesmo para organizar em qual horário cada coisa deve ser feita - útil, por exemplo, para combater a Síndrome das 3 da Tarde. Um recurso importante é o mapeamento de processos e organização de tarefas, com o objetivo de aumentar a produtividade e eficiência de empresas.

Indicadores de desempenho também podem ser boas ferramentas para dar um gás na motivação: completá-los pode dar uma ótima sensação de realização e satisfação, ativando a parte do nosso cérebro que aprecia recompensas depois do esforço e liberando dopamina, substância que dá a sensação de felicidade.

Métodos mais simples também podem ajudar no curto prazo: um estudo da Universidade de Queensland descobriu que plantas no escritório podem aumentar a produtividade dos funcionários em até 15%. Ultimamente, levar pets para o trabalho também tem servido para harmonizar e transformar o ambiente em um lugar mais aprazível e com melhor convivência entre os colaboradores.

As técnicas de gerenciamento de tempo também podem ser úteis no dia a dia. A mais conhecida é a Pomodoro. Criada pelo italiano Francesco Cirillo, ela consiste em usar um timer para criar blocos de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso - após 4 blocos (ou seja, 2 horas), tira-se uma pausa para descanso de cerca de 15 ou 20 minutos, e depois, de volta ao trabalho. Cuidar da alimentação e praticar exercícios físicos regularmente também são métodos de aumento de produtividade comprovados pela ciência.

Manter um canal de comunicação aberto em toda a empresa aumenta a confiança do funcionário no empregador, causando um efeito direto e positivo enorme na motivação geral. Nesse sentido, a Pesquisa de Clima pode ser um diferencial na gestão de pessoas da organização.

Nota do Editor: Fábio Lima é consultor e mentor de empresários e executivos, especialista em finanças empresariais. CEO da LCC - Light Consulting e Coaching.