As redes sociais estão cada vez mais populares e o seu uso dentro do ambiente de trabalho está cada vez mais preocupando gestores. O grande desafio é agregar os benefícios das novas tecnologias com produtividade e segurança da informação, regulamentando sua utilização dentro de parâmetros jurídicos que não violem direitos dos colaboradores.

Twitter, Facebook, Orkut, Linkedin... com certeza você faz parte de uma delas e se ainda não faz já ouviu falar.

As redes sociais popularizam-se a cada dia, ganhando adeptos por toda parte em uma velocidade difícil de acompanhar todas elas. Existem redes sociais sobre tudo: profissionais, relacionamentos, games, esportes, tecnologia, ou seja, há sempre uma rede social pronta para você fazer parte.

As redes sociais nasceram da conseqüência natural do “Boom” da internet. Com a popularização e a disseminação do acesso a internet, a comunicação e o compartilhamento de idéias se tornou o principal instrumento de utilização na rede. No Brasil, o impacto das redes sociais é ainda maior. O país apresenta o registro na margem de 5.000.000 - 100.000.000 endereços cadastrados entre sites e blogs, um número expressivo e similar a países como Canadá e Índia.

Essa cifra ainda é mais significativa se levarmos em conta que apenas 40% da população brasileira têm acesso a internet, pois inobstante os esforços para a inclusão digital no Brasil o acesso ainda é deficitário, ainda mais se pensarmos em locais distante dos grandes centros.

Mas a falta de recursos para acesso a internet não impede que as pessoas utilizem as redes sociais, pelo contrário, o número de usuários cresce a cada dia e grande parte dos acessos é realizada no ambiente de trabalho, situação que preocupa muitos gestores.

O Brasil está entre os quatro países que mais acessam as redes sociais junto com Rússia, China e Índia. 85% dos brasileiros que acessam a internet utilizam as redes sociais, isso levando em consideração uma média global de acesso de 35%. Desses 85%, cerca de 53% acessa diariamente pelo menos uma rede social, o que faz com que o brasileiro fique 25% do seu tempo de navegação “logado” em uma rede social.

A grande preocupação das empresas e dos gestores na atualidade é que cada vez mais os colaboradores utilizam as redes sociais durante o expediente, o que gera insegurança sobre as informações sigilosas que possam transitar nessas redes e a queda da produtividade, levando-se em conta que o funcionário poderia estar realizando suas atividades ao invés de estar navegando entre as comunidades.

A preocupação com regulamentar o uso das redes sociais no Brasil já atinge 55% dos gestores em uma média global de apenas 20%.

Ocorre que há uma linha tênue que envolve regulamentar o uso das redes sociais no ambiente de trabalho e o direito de intimidade do empregador, pois é necessário estar atento às formas de criação dos regulamentos que não envolvam situações que ultrapassem os limites do poder diretivo.

É uma tarefa que envolve a colaboração de três áreas da empresa: RH – que apresentará as necessidades de regulamentação, vedação ou uso conforme necessidades da empresa e gestores; TI – responsável por avaliar e implementar as ferramentas necessárias para tanto; Jurídico – responsável por organizar e criar as normas internas dentro de padrões legais e normativos seguros e razoáveis.

Isso porque não há como criar um regulamento e implantá-lo diretamente em uma empresa, sem estudar e analisar exatamente o que se pretende com ele e como será sua aplicação.

O tempo dos regulamentos genéricos já não existem mais. É necessário que o profissional que esteja designado para criá-lo conheça profundamente o funcionamento das redes sociais e não só isso, é necessário que conheça toda a estrutura de acesso e caminhos para interagir com elas.

Hoje não é somente o computador que acessa uma rede social. Existem os smartphones, iPods, iPads, e-readers etc., dispositivos móveis que cada vez mais serão integrados com uma rede social. Não nos parece razoável criar um sistema de segurança dentro de uma empresa que vede o ingresso em suas dependências com esses dispositivos, por essa razão merece maior atenção a confecção de uma normatização de uso.

O regulamento interno é o conjunto de disposições uniformes, sendo a manifestação do poder hierárquico do empregador, consistente na prerrogativa de fixar as normas disciplinadoras das condições gerais e especiais de trabalho.

É necessário que a empresa crie normas e regulamentos internos claros e precisos, observando algumas situações essências:

• Estabelecer regras básicas e gerais;

• Ter o seu cumprimento obrigatório;

• Manter o equilíbrio do poder diretivo;

• Respeitar os limites da privacidade e intimidade;

• Ser transparente aos tipos de vedação/regulamentação;

• Estar integrado aos objetivos da empresa;

• Ter controle e aplicação rígida/eficiente;

• Ser atualizado constantemente;

• Ser redigido sob análise legal/tecnológica.

É necessário que a empresa tenha em sua concepção total ciência de qual será o objetivo, o foco e o direcionamento que será dado para que o regulamento interno seja um eficaz meio de controle do acesso as redes sociais.

Há formas de vedar totalmente o acesso ou limitar o acesso às redes sociais, na medida e conveniência do empregador. Há empresas que disponibilizam uma hora por dia para acesso às redes sociais e assim mantêm a produtividade do colaborador; outras preferem vedar por completo a interatividade do usuário.

Cabe a cada empresa discutir o impacto que as redes sociais causam em suas áreas de atuação e sobre o seu próprio negócio. Com a Geração Y cada vez mais presente nos altos cargos e por se tratar de uma grande parcela dos colaboradores atuantes hoje no mercado de trabalho, se torna cada vez mais difícil impor qualquer tipo de prática que impeça que essas pessoas tenham acesso às redes sociais. Isso porque elas nasceram com as redes sociais, desenvolveram suas atividades, relacionamentos, networking, ou seja, tudo o que essas pessoas fazem há influencia direta das redes sociais.

Nesse sentido, cada vez mais é necessário que o envolvimento da gestão administrativa das empresas estabeleça uma linha de comunicação direta entre o RH, o jurídico e TI, pois o uso das redes sociais no ambiente de trabalho é tema que envolve não só a produtividade ou segurança da informação de uma empresa, mas sim, uma total mudança de comportamento e cultura na própria forma de desenvolvimento das tarefas que todos devem estar atentos, assim como ocorreu com o e-mail anos atrás.

Nota do Editor: Antonio Carlos Bratefixe Junior é advogado de Crivelli Advogados Associados, especializado em Direito Processual Civil pela PUC/SP, Contratos pela ESA/SP, Pós-graduando em Administração de Empresas pela FGV e ex-membro coordenador da Comissão de Direito Digital da OAB/SP.