Por mais que o conhecimento seja um elemento essencial a toda e qualquer atividade de uma organização, os responsáveis pela implementação da gestão do conhecimento sempre têm alguma dificuldade para decidir o formato a ser adotado para o compartilhamento e a disseminação do conhecimento.

Acontece que o conhecimento pode estar em diferentes estágios de maturidade, o que exige diferentes formatos de organização e compartilhamento. Quais desses formatos são os mais utilizados na sua organização? Que outros formatos são utilizados? Quais os que poderiam funcionar melhor?

As lições aprendidas são a melhor forma de registro de um conhecimento que está nos estágios iniciais de maturidade. Ao identificar as relações de causa e efeito de um determinado fato, é possível extrair conhecimentos dessas relações e registrar uma lição aprendida. Ela pode vir de uma experiência de sucesso ou fracasso, com resultados positivos ou negativos. A lição aprendida traz apenas o conhecimento advindo de uma determinada experiência, mas que aplicado a novas experiências pode ajudar a gerar novos e melhores conhecimentos. Da mesma forma, um conjunto de lições aprendidas relacionadas a fatos ou experiências similares pode gerar conhecimentos mais avançados.

Quando já há experiências - e lições aprendidas - suficientes, é possível identificar as chamadas boas práticas. Uma vez que já se experimentou fazer a mesma coisa de várias formas, com diversos resultados, a forma que oferece a melhor relação esforço X benefício pode ser considerada uma boa prática.

Temos também os processos: em um estágio mais avançado, em que o conhecimento já está maduro e pode ser sistematizado e assim reproduzido e multiplicado, temos um processo. Trata-se de uma forma de explicitar os conhecimentos sobre como realizar determinada atividade, um ciclo de trabalho, e é o formato que materializa a aprendizagem organizacional, o estágio em que a organização incorpora o aprendizado organizado por indivíduos e equipes.

Lições aprendidas, boas práticas ou mesmo processos podem ser contados por meio de histórias e casos, outro formato bastante rico. Da mesma forma, podem ser extraídos de histórias. Por isso a os estudos de caso e a captura de depoimentos e histórias (inclusive com o uso da técnica de “storytelling”) é um formato interessante para a o registro e disseminação de conhecimentos.

Ao analisar o estágio de maturidade de cada conhecimento utilizado nas atividades do negócio e o formato de registro e compartilhamento de conhecimentos, é possível avaliar se sua empresa está se valendo das melhores ferramentas de compartilhamento e disseminação de conhecimentos, e assim direcionar melhor suas práticas de gestão do conhecimento.

Nota do Editor: Beto do Valle [Roberto do Valle] é sócio diretor da Terraforum Consultores Associados. Atua em gestão do conhecimento, educação corporativa, estratégia e inovação. Tem sólida experiência como executivo nas áreas de marketing, planejamento estratégico e desenvolvimento humano.