A gestão da Nota Fiscal Eletrônica necessita ser logo entendida como um avanço da gestão empresarial e - ao invés de encará-la como ônus - as empresa já deveriam estar utilizando os seus recursos para a melhoria final dos seus negócios.

Mas, infelizmente, não é o que vem ocorrendo em grande parte das empresas. Ao encarar a obrigação da NF-e como uma exigência burocrática incontornável, porém passível de ser flexibilizada, é certo que a dor de cabeça virá mais cedo ou mais tarde para as empresas e seus gestores.

Dor de cabeça esta que irá acometer a muitos gerentes financeiros e tributários daquelas organizações que não se atentaram para os riscos que correm por não estarem, de forma exata e cabal, cumprindo o que a lei exige.

Os arquivos XML, que são os únicos documentos de efetivo valor fiscal em relação à saída do dinheiro dos caixas das empresas, estão sendo enormemente negligenciados por gestores inocentes ou que se acreditam “espertos”.

Mas, por mais que as consequências demorem a aparecer, lembremo-nos de que a NF- é um sistema eletrônico matemático. E a matemática, como sabemos, é ciência exata por excelência. Portanto, o não cumprimento de suas fórmulas irá - com total certeza - repercutir em problemas.

As perguntas que não se calam são: quem vai pagar as pesadas multas pelas irregularidades com a NF-e quando os alarmes da autoridade fiscal forem fatalmente acionados? Pagará o pessoal de TI (Tecnologia da Informação)? Ou pagarão o contador e o gerente financeiro?

É bem verdade que todos os agentes aqui mencionados estarão sujeitos à perda de emprego ou de contrato de serviços. Mas quem pagará, em última instância, é o dono do negócio. E este é, até o momento, um daqueles elos da cadeia que menos vêm se interessando pela rigidez e efetividade dos controles da NF-e.

Será que os executivos e proprietários de empresas, bem como os investidores e stakeholders em geral, estão cientes do grande gap fiscal que suas organizações estão acumulando pela frouxidão com que encaram a Nota Fiscal Eletrônica?

De fato, é assustador o posicionamento negligente de parte dos contadores e gestores; principalmente no mercado de varejo, que emite bilhões de NFs ao ano, em relação à governança dos arquivos XML.

Alguns posicionamentos muito comuns no mercado são como aquele "pois é, diversos fornecedores não estão nos enviando os tais XMLs" ou "sim, temos armazenados alguns XMLs, mas não todos". Pois é absolutamente claro que tais atitudes de avestruz só podem levar ao desastre.

Com isso, é fundamental que os responsáveis diretos pelos negócios das empresas comecem a ver a questão da NF-e em sua real relevância e busquem não só cumprir suas regras à risca, mas também explorar seus potenciais em prol da organização e da transparência operacional, que podem gerar fatores positivos para a lucratividade.

Do lado da indústria de TI já existem alternativas altamente maduras e testadas para a auditoria online dos processos em NF-e, como é o caso da plataforma AUDIT-NFE, hoje considerada uma referência padrão nessa érea e que já atrai as empresas mais precavidas.

Através dessa permanente auditoria obtém-se uma drástica mitigação dos riscos, e um nível de eficiência que transforma a nota eletrônica em uma verdadeira vantagem competitiva. E hoje, recentes atualizações desse modelo, dotaram a solução de auditoria de componentes “turbo” (como é o caso da ferramenta “Smart NFE”), capazes de oferecer a completa gestão do negócio do ponto de vista do faturamento e controladoria.

Dessa forma o gestor passa a contar com indicadores suportados por um painel de gerenciamento unificado e imbatível, utilizando o “melhor do pão” em relação à tecnologia. É a informação relevante na palma da mão do gestor que ajudará nas tomadas de decisões estratégicas. E a Nota Fiscal Eletrônica, tão estigmatizada como um ônus, pode ser o ponto de partida para este diferencial competitivo.

Nota do Editor: Márcio Guerra - Diretor da MD2 Consultoria.