Você sente calafrios, tremores, raiva, arrepios, fobia ou pânico quando escuta ou pronuncia a palavra burocracia? Creio que todo brasileiro tenha no mínimo uma experiência negativa para contar, entre filas, atestados, procurações, carimbos, reconhecimentos de firmas, desmandos, descasos, abusos de poder, idas e vindas a cartórios e repartições. Um emaranhado de processos, procedimentos e requerimentos sem sentido, atrasando, engessando e atravancando a vida de pessoas físicas e jurídicas.

Imagine a dificuldade para explicar a um norueguês, alemão ou japonês os motivos de tanta demora para renovar seu visto de permanência, abrir uma empresa, conseguir uma licença ou alvará de funcionamento ou pior ainda, os caminhos alternativos para acelerá-los, utilizando-se de despachantes, contatos, influenciadores e suas mágicas propinas?

Não obstante as críticas, a teoria da burocracia criada pelo filósofo alemão Max Weber, em meados de 1940, tinha como objetivo a busca pela racionalização e a eficiência nas crescentes organizações que floresciam na época. Para Weber, a burocracia baseava-se na formulação de procedimentos e processos escritos, os quais obedeciam a fluxos preestabelecidos e hierarquias rígidas, através de uma definição de cargos prévios, onde cada pessoa sabia exatamente o papel a desempenhar.

Talvez venham da formulação teórica os malefícios e desvantagens da burocracia, tais como a rigidez em seguir as regras e procedimentos a risca, a inflexibilidade em abrir concessões, a não utilização do bom senso para resolver problemas que fujam da rotina ou saiam do raio de atuação, assim como o descaso aos clientes, uma vez que a burocracia despersonaliza a relação, focando-se no cargo e na hierarquia.

Com a crescente concorrência e a globalização do final do século, as empresas viraram do avesso em busca de produtividade e agilidade. Michael Hammer surgiu como guru da época com sua teoria denominada “reengenharia” cujo mote principal era o fim da burocracia, cortando níveis hierárquicos de maneira indiscriminada (downsizing), reduzindo, eliminando e reestruturando processos e estruturas. 

Que tal uma organização perfeita, sem processos, procedimentos, hierarquia, papéis, controles e registros, os quais tanto dificultam nossa vida? Apesar do foco no cliente e a boa vontade, seria praticamente impossível ou inviável atender a todas as solicitações com qualidade e eficiência. Desnecessário seria comentar as fraudes e desvios, que em casos passados levaram à criação de leis específicas, como a Sarbanes-Oxley e comitês de governança corporativa. Isso já mandou muita gente graúda para a cadeia, como no caso americano Enron.

Apesar da dissonância, a burocracia pode ser positiva quando bem dosada e aplicada de maneira correta, trazendo rapidez e transparência, além de registros confiáveis e padronização, garantindo qualidade e eficiência às organizações e seu ecossistema. Em suma, o que diferencia a burocracia boa da ruim é o excesso e a orientação ao cliente ou ao próprio umbigo. 

Infelizmente neste quesito vivemos o pior dos mundos: excesso de burocracia e total descaso ao cidadão por um lado, e fraudes, desvios e descalabros por outro. Isso contribui para a criação de mais leis e procedimentos, engessando ainda mais a pesada máquina do estado e retroalimentando o monstro da burocracia. Como já dizia o ditado: a diferença entre um remédio e um veneno está só na dosagem. Enfim, o Ministério da Saúde adverte: burocracia demais faz mal a saúde!

Nota do Editor: Marcos Morita (www.marcosmorita.com.br) é executivo, professor, palestrante e consultor. Sua palestra, As 4 Chaves do Pensamento Estratégico, vista por centenas de executivos, aborda de maneira lúdica e participativa, temas como definição de metas, inovação, gerenciamento do tempo e motivação.